Den 25. maj 2018 træder de nye EU-regler omkring personlige oplysninger i kraft.

Det betyder at der kommer nye krav til, hvordan vi bruger og opbevarer dine oplysninger.

Korrekt håndtering og sikkerhed omkring dine personlige data er vigtig i vores klinik, da det sikrer dig dine rettigheder som bruger.

Når du ønsker behandling i vores klinik giver du samtidig samtykke til, at vi må opbevare og bruge dine data efter gældende lovgivning.
Visse personlige oplysninger til din journal er et lovpligtig krav for at vi kan behandle dig.

Vil du vide mere om, hvordan vi opbevarer og håndterer dine data kan du læse mere herunder.

Du behøver ikke foretage dig yderligere, men denne information for at informere dig om at vi fortsat passer godt på dine personlige oplysninger.

 

_____________________________________

Den 25.05.2018

Behandling af personoplysninger

i virksomheden Middelfart Helse v/Pia og Kim Slaikjer

Indholdsfortegnelse

1. Lovgivningens rammer – teori

1.1 Baggrund

1.1.1 Persondataforordning

1.1.2 Tilsluttende dansk lovgivning

1.2 Krav

1.3 Ansvar

1.3.1 Ansvar for data

1.3.2 Ansvar for databehandlingen

1.3.3 Samtykkeerklæring

1.4 Videregivelse

       1.4.1 Aftale om databehandlingen

       1.4.2 Lovreguleret videregivelse

       1.4.3 Back-up og ”cloud”

1.5 Opbevaring af personlige oplysninger

1.6 Dokumentationskrav

1.6.1 Behandlingen af personoplysninger skal dokumenteres

1.6.2 Risikoanalyse

2. Sådan gør vi – praksis i/hos Middelfart Helse

2.1 Behandling af personoplysninger

       2.1.1 Typer af personoplysninger

       2.1.2 Samtykkeerklæring

2.2 Ansvaret for personoplysningerne

       2.2.1 Dataansvarlig

       2.2.2 Databehandler

2.3 Videregivelse af personoplysninger

2.4 Opbevaring af personoplysninger

2.5 Dokumentation

      2.5.1 Den dataansvarlige

      2.5.2 Databehandleren

      2.5.3 Formålet med behandlingen af personoplysninger

      2.5.4 Beskrivelse af kategorier af anvendte personoplysninger

      2.5.5 Tidsfrister for sletning

      2.5.6 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Samtykkeerklæring

Krav til Databehandleraftale

De officielle GDPR definitioner: Dataansvarlig: ”En fysiskeller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger; hvis formålene og hjælpemidlerne til en sådan behandlinger fastsat i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, kan den dataansvarlige eller de specifikke kriterier for udpegelse af denne fastsættes i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret.” Databehandler: ”En fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.”

1. Lovgivningens rammer – teorien

Fortalen til Jyske Lov fra år 1241, som kong Valdemar gav, og Danerne vedtog, lyder således: ”Med lov skal land bygges”.

Og denne sætning gælder fortsat, således at vi som borgere i Danmark, har pligt til at følge landets lovgivning. Derfor skal personlige oplysninger behandles og anvendes på en lovlig, rimelig og gennemsigtig måde.

1.1 Baggrund

Baggrunden for dette resume aflovgivningens rammer for behandling af personoplysninger tager udgangspunkt i

• EU’s Persondataforordning (GDPR)
• Tilsluttende dansk lovgivning.

Formålet med lovgivningen er at sikre samtlige borgere i såvel EU som i Danmark en privatlivsbeskyttelse, således at der sikres arbejdsgange, der beskytter oplysningerne om den enkelte person.

1.2 Krav til behandling af personoplysninger

Forudsætningen for indhentning og opbevaring af personoplysninger er, at

• de er nødvendige
• de er rigtige og ajourførte
• de er tilgængelige for den person, de vedrører
• de kan slettes
• der foreligger en samtykkeerklæring, kontrakt eller juridisk forpligtigelse.

Enhver håndtering af personlige oplysninger er behandling.

Der er to typer af personoplysninger, som angivet i eksemplerne nedenfor:

Almindelige oplysninger	Følsomme oplysninger
Navn Adresse Telefonnummer Fødselsdato e-mailadresse Familieforhold Sociale problemer Stilling	Helbredsmæssige eller seksuelle    forhold Fagforeningsoplysninger CPR nr. (DK) Politisk/religiøs overbevisning Genestiske eller biomestriske data

For at sikre, at en person ved, at behandleren opbevarer personlige data om den pågældende, skal der foreligge en samtykkeerklæring vedrørende den konkrete behandling. Denne kan ifølge dansk lovgivning være enten mundtlig eller skriftlig.

Afgivelse af en samtykkeerklæring skal være frivillig (uden pres eller tvang), specifik (knyttet til en konkret anvendelse) og informeret (hvad samtykket gives til) og i særlige tilfælde utvetydigt.

Formålet er at sikre, at de oplysninger, den dataansvarlige ønsker at få oplyst, kun er de nødvendige, at den dataansvarlige ved, at der er forskel på anvendelsen af oplysningerne og at den dataansvarlige ved, at ”ejeren” til konkrete personoplysninger alene er den person, som oplysningerne vedrører.

1.3 Ansvar

Der skelnes i Persondataforordningen imellem i hvert fald disse følgende hovedtyper af interessenter

• den dataansvarlige
• databehandleren, og
• tredjemand

Alle udover den dataansvarlige og databehandleren er tredjemand.

Databehandleren er en fysisk eller juridisk person, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Der må udelukkende anvendes databehandlere, som kan stille garantier i form af ekspertise, pålidelighed og ressourcer.

Man kan outsource opgaven, men ikke ansvaret. Derfor skal der være en skriftlig databehandleraftale imellem den dataansvarlige og databehandleren.

Formålet er at fastlægge ansvaret for håndteringen af personlige oplysninger, således at den dataansvarlige er den, der indsamler og bruger de personlige data og databehandleren, der både kan være den dataansvarlige selv, eller f.eks. en ekstern udbyder af bookingsystemer, systemer til journalføring eller udbydere af hjemmesider o.l.

1.4 Videregivelse af data

1.4.1 aftale om databehandling

Videregivelsen skal principielt

• være i en legitim (”berettiget”) interesse
• være baseret på en skriftlig aftale om ansvarsfordeling mm.
• udvise varsomhed i forbindelse med sociale medier
• være godkendt i en samtykkeerklæring

1.4.2 lovreguleret videregivelse

For lovgivningsmæssige krav om videregivelse af personlige oplysninger, kan der foreligge andre krav.

1.4.3 Back-up og ”cloud”

Her skal udbyderen dokumentere en sikker adgang og opbevaring.

Formåleter at sikre, at personlige data ikke ”slippes fri” eller ”lækkes” overfor tredjemand.

1.5 Opbevaring af personlige oplysninger

Der stilles krav til opbevaring af personlige oplysninger, såvel vedrørende 

• en fysisk opbevaring, som
• en elektronisk opbevaring

Formålet er, som nævnt under 1.1 at sikre en privatlivsbeskyttelse. Opbevaringen skal beskrives, jf. punkt 1.6.

1.6 Dokumentationskrav

Den dataansvarlige er ansvarlig for og skal kunne påvise, at principperne for behandlingen af personoplysninger overholdes. Der er bl.a. følgende krav til dokumentationen, der skal foreligge skriftligt

• Navn og kontaktinformation på den dataansvarlige
• Formål med anvendelsen af personlige oplysninger
• Beskrivelse af kategorier af personoplysninger
• en generel angivelse af tidsfrister for sletning
• En beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (risikovurdering)

Formålet er, at kunne bevise at virksomheden har forstået og lever op til de retslige forpligtigelse, der er gældende i forbindelse med behandlingen af personoplysninger og at dette kan dokumenteres overfor myndighederne.

2. Sådan gør vi – praksis i Middelfart Helse

2.1 Behandlingen af personoplysninger

Den registrerede har altid ret til indsigt i egne data.

2.1.1 Typer af personoplysninger

I virksomheden Middelfart Helse indhentes de nødvendige personlige oplysninger til at kunne identificere personen og til at kunne stille en diagnose forud for iværksættelse af en behandling.

2.1.2 Samtykkeerklæring

Der indhentes altid en mundtlig eller skriftlig samtykkeerklæring. Samtykkeerklæringen findes som bilag 1.

Behandlingen af ”Almindelige personoplysninger”  kræver informeret  samtykke (”mundtligt eller skriftligt indforstået”), mens behandlingen af ”Følsomme personoplysninger” kræver et udtrykkeligt samtykke (”frivilligt, specifikt og informeret viljestilkendegivelse”). ”Stiltiende” eller ”indirekte” samtykke er ikke gældende.

Personen har ret til at trække sit samtykke tilbage. I så fald slettes eller anonymiseres personens data.

2.2 Ansvar

2.2.1 Dataansvarlig

De dataansvarlige er klinikkens indehavere, Pia Slaikjer og Kim Slaikjer

2.2.2 Databehandler

De dataansvarlige er klinikkens indehavere, Pia Slaikjer og Kim Slaikjer

2.3 Videregivelse af personlige oplysninger

Personlige oplysninger videregives aldrig til 3. part, uden kundens udtrykkelige skriftlige samtykke, medmindre særlovgivning siger noget andet.

Personen har ret til at få udleveret de oplysninger, som personen selv har tilvejebragt, eller at få dem videresendt til en anden dataansvarlig i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

2.4 Opbevaring af personlige oplysninger

Alle personlige oplysninger opbevares i et aflåst skab i klinikken.
Bookingsystemet er elektronisk med kode. Bookingsystemet ligger ikke på cloud.

2.5 Dokumentation

2.5.1 Den dataansvarlige

Virksomheden er Middelfart Helse med CVR nr. 37628484.

Den dataansvarlige er:

Pia og Kim Slaikjer
Rømøvænget 23

5500 Middelfart

Tlf.: 21678017 / 60924817

e-mail: kontakt@middelfarthelse.dk

2.5.2 Databehandleren

Databehandleren er:

Pia og Kim Slaikjer
Rømøvænget 23

5500 Middelfart

Tlf.: 21678017 / 60924817

e-mail: kontakt@middelfarthelse.dk

2.5.3 Formålet med behandlingen af personlige oplysninger

Formålet er – ud fra kundens egne helbredsoplysninger og andre konkrete personoplysninger – at kunne identificere, diagnosticere og behandle kunden med akupunktur, massage, klinisk fodpleje, skønhedsbehandlinger og jordemoderfaglig indsats mm. samt at kunne dokumentere den gennemførte behandling.

2.5.4 Beskrivelse af kategorier af anvendte personoplysninger

Følgende personlige oplysninger efterspørges:

Almindelige oplysninger	Følsomme oplysninger
Navn Stilling/arbejdsvilkår Adresse Telefonnummer Evt. e-mailadresse	Årsag til henvendelse Medlemskab af sygeforsikringen CPR nr. Behandling og plan

2.5.5Tidsfrister for sletning

Oplysninger, hvor sidste aktive dato er mere end 5 år gammel, destrueres på betryggende måde.

Er der forskningsmæssige hensyn, hvor oplysningerne indgår i anonymiseret form, eller er der verserende sager af juridisk karakter, kan oplysningerne opbevares i længere tid.

2.5.6 Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (risikovurdering)

Sikkerhedsforanstaltning	Risikovurdering*)
Adgangsforhold: i klinikken i dagtimerne Opbevaring: i aflåst skab Sikret datalinje; Kode på bookingsystem. Svar på henvendelser pr. e-mail og aftaler om konsultation Korrespondance på ”nettet” – der er password til pc’er Kommunikation med databehandler (hvis aktuelt)	Middel Høj Høj Høj Høj Høj

^*) Risikovurderingen kan være Lav, Middel eller Høj

Ved brud på sikkerheden anmeldes dette til Datatilsynet senest 72 timer efter bruddet.

Opstår der uventet brud på sikkerheden anmeldes dette straks, indenfor 72 timer til Datatilsynet og hvor det er muligt underrettes de berørte personer.

Bilag 1, samtykkeerklæring

Samtykkeerklæring     Undertegnede   Navn                 _______________________________________________________   Adresse                 _______________________________________________________   Postnr.       ______________   By                 ____________________________________   Telefon      ______________   e-mail __________________________________     giver hermed mit udtrykkelige samtykke til, at   Middelfart Helse V/Pia og Kim Slaikjer Rømøvænget 23 5500  Middelfart tlf.: 21678017 / 60924817   opbevarer nødvendige personlige oplysninger om mig, for at jeg kan modtage den behandling, som diagnosticeres til at være nødvendig i forbindelse med min henvendelse.   Jeg bekræfter samtidig, at jeg er blevet informeret om, at   –      samtykkeerklæringen kun er gyldig, fordi jeg har afgivet den frivilligt –      oplysningerne udelukkende anvendes i forbindelse med det, min henvendelse vedrører –      oplysningerne udelukkende anvendes i forbindelse med den behandling, der iværksættes –      jeg til enhver tid har ret til indsigt i de opbevarede oplysninger –      mine personlige oplysninger slettes senest 5 år efter sidste anvendelse –      jeg kan tilbagekalde samtykkeerklæringen og at mine personlige oplysninger derefter slettes eller anonymiseres.                        Middelfart, den ______________                  ____________________________________                                                                       Underskrift

  

Bilag 2, indhold i databehandleraftalen

Følgende specifikke krav gælder til en databehandler aftale:

• databehandleren må kun behandle personoplysninger, efter en dokumenteret instruks fra den dataansvarlige
• den dataansvarlige skal sikre, at databehandlerens medarbejdere er underlagt fortrolighed/tavshedspligt
• databehandleren skal have passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
• databehandleren skal indhente godkendelse fra den dataansvarlige ved brug af underdatabehandlere
• databehandleren skal bistå den dataansvarlige i forhold til bl.a. at

1. sikre de registreredes rettigheder
2. sikre overholdelse af kravene til dataenes behandlingssikkerhed, notifikation og konsekvensanalyse

• databehandleren skal slette eller tilbagelevere personoplysninger ved aftalens ophør
• databehandleren stiller oplysninger/dokumentation til rådighed for den dataansvarlige og bidrager til revision og inspektioner

Det er den dataansvarlige, der skriftligt skal definere, hvilke personlige oplysninger, der overlades til databehandleren.

De øvrige punkter er de krav, som den dataansvarlige stiller til, at databehandleren beskriver og leverer skriftligt.

Typen af personoplysninger der behandles (forslag til indhold):

Behandlingerne indeholder personoplysninger i de nedenfor afkrydsede kategorier. Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres niveau for behandlingssikkerhed bør afspejle oplysningernes følsomhed.

Almindelige personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6)

 Almindelige personoplysninger

Følsomme personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9):

  Racemæssig eller etnisk baggrund

  Politisk overbevisning

  Religiøs overbevisning

  Filosofisk overbevisning

  Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

  Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.

  Seksuelle forhold

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9):

Strafbare forhold

  Væsentlige sociale problemer

  Andre rent private forhold, som ikke er nævnt ovenfor:

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Oplysninger om cpr-nummer (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 87)

CPR-numre

© Olejann Malchau Udarbejdet på baggrund af skriftligt materiale vedrørende Persondataforordningen, samt efter seminar forestået af Thorsten Kranz fra advokatfirmaet Bech-Bruun. Stilles til rådighedfor medlemmerne i RABforum og SundhedsRådet.